Контур.Экстерн — это современная облачная система, предназначенная для автоматизации сдачи отчетности в контролирующие органы. Она позволяет организациям и ИП значительно упростить и ускорить работу с отчетностью и учетом. Система предлагает удобный интерфейс и широкий спектр функций, которые делают процесс подготовки и отправки отчетности более эффективным и надежным.
Основные возможности Экстерна
- Подготовка и отправка отчетности в ФНС, Росстат, СФР, РПН, Росалкогольтабакконтроль, МВД,ЦБ, а также заполнение форм для военкомата.
- Автоматическое обновление форм и шаблонов документов.
- Интеграция с 1С.
- Уведомления о сроках сдачи отчетности и уплаты платежей.
- Выгрузка отчетности.
С помощью этих функций пользователи могут не только оптимизировать процесс сдачи отчетности, но и быть уверенными в том, что все документы соответствуют актуальным требованиям законодательства.
Одна из ключевых возможностей Экстерна — выгрузка архива отчетности у самых популярных контролирующих органов: СФР, ФНС и Росстата. Это особенно полезно для компаний, которые хотят иметь доступ к своим документам в любое время.
Документооборот по одному отчёту можно быстро выгрузить вручную. Для этого нужно зайти в раздел контролирующего органа, например, «ФНС», открыть «Отправленные отчёты», выбрать строку с нужным документооборотом, кликнув на неё, а потом нажать на ссылку «Сохранить все документы и подписи».
Кроме ручной выгрузки одного документооборота по отчету, можно сделать это и массово с помощью программы Контур.Архив, которая доступна бесплатно всем пользователям Экстерна.
Преимущества Контур.Архива
- Хранит документы прямо на вашем компьютере в расшифрованном виде, поэтому для доступа к ним не нужны будут интернет и сертификат электронной подписи.
- Может автоматически включаться после запуска компьютера, поэтому можно не волноваться, что забыли про него.
- Умеет скачивать документы по нескольким пользователям.
- Сохраняет отчётность по всем организациям пользователя.
- Автоматически обновляется сам.
- Загруженные документы можно не только просмотреть в самой программе, но и сохранить к себе на диск или флешку.
- Поиск с удобными фильтрами — по дате отправки, отчетному периоду, названию организации.
Какие документы можно загрузить
- ФНС: отчетность, сверки, письма, требования и ответы на них, представленные первичные документы, заявления и уведомления.
- Росстат: отчетность и письма.
- СФР: отчетность, письма, проактивные выплаты, требования и ответы на них.
Как подготовить Контур.Экстерн для выгрузки отчетности
Сначала нужно настроить сервис так, чтобы он хранил копии документов ФНС, СФР и Росстата в расшифрованном виде.
Почему это безопасно:
- оборудование расположено в охраняемом центре обработки данных;
- доступ к приложению и техническим средствам ограничен на основе ролей;
- существует отлаженный процесс реагирования на инциденты;
- есть регулярный контроль за состоянием информационной безопасности как внутренними подразделениями, так и внешними независимыми аудиторами.
- Экстерн отвечает требованиям Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и аттестован на соответствие требованиям к третьему уровню защищенности.
Чтобы подготовить сервис для выгрузки отчетности:
1. На главной странице сервиса в нижнем левом углу откройте «Реквизиты и настройки» и выберите «Дополнительные настройки».
2. Под заголовком «Расшифрованные документы» поставьте галочку у пункта «Хранить все расшифрованные документы». Такое хранение включится у всех ваших организаций для новых поступающих документов.
3. Расшифруйте документы, полученные до включения этой настройки. Для этого нужно перейти в документооборот по каждому из отчетов, открыть по очереди все документы в нём — квитанцию, уведомление, сам отчет и т.д.
Как установить Контур.Архив
- Зайдите на Контур.Установочный диск.
- Дождитесь загрузки и нажмите «Проверить для Архива».
- Когда проверка закончится, выберите «Настроить компьютер».
- После установки нажмите «Запустить Контур.Архив».
- При запуске выберите «Настроить в Контур.Архиве», по кнопке «Изменить» укажите папку на компьютере, где удобно хранить данные и подтвердите выбор кнопкой «Далее».
- Нажмите «Войти с помощью браузера». Возможно, потребуется немного подождать, пока откроется окно входа. Введите в нём логин и пароль для входа в Экстерн или выберите сертификат — программа сохранит и запомнит выбор.
- Если у вас несколько организаций, можно указать, по каким из них сохранять документы.
- На следующем шаге отметьте, какие документы нужно загружать или оставьте выбор «Все».
- Выберите период скачивания документов и подтвердите это кнопкой «Начать работу» — Контур.Архив начнёт расшифровывать и загружать уже имеющиеся документы.
Если документы не получиться расшифровать из-за отсутствия электронной подписи программа покажет, какие сертификаты нужно установить. После настройки Архив будет сам скачивать документы, как только они будут появляться в Экстерне. Если даже срок действия электронной подписи закончится, у вас останется доступ к ранее расшифрованным и загруженным файлам.
Если бухгалтер дистанционно отправляет документ на подпись руководителю, то руководителю сначала нужно будет его расшифровать. Поэтому лучше сразу включить хранение документов в расшифрованном виде, а также установить Контур.Архив на компьютер руководителя.
Если для расшифровки документов требуется электронная подпись, нужно установить сертификат, с помощью которого был отправлен отчёт. Данные о подписи будут отображаться и в Экстерне, и в Архиве. Если не получится установить сертификат самостоятельно, обратитесь в круглосуточную техническую поддержку. Для этого в правом нижнем углу Экстерна нажмите на черный круг с белым вопросительным знаком.
Использование Контур Экстерн для выгрузки отчетности предоставляет множество преимуществ. Во-первых, система обеспечивает высокую скорость обработки данных, что значительно экономит время пользователей. Во-вторых, благодаря интуитивно понятному интерфейсу, даже новички могут быстро освоить процесс выгрузки отчетности.Наконец, использование защищенных технологий гарантирует безопасность хранения и передачи данных.